「見積書テンプレート」とは、取引先に共有する見積書の"ひな形"です。
あらかじめテンプレートを作成しておくことで、取引先ごとに毎回見積書を作成する必要はなく、既存のテンプレートを選ぶだけで簡単に見積書を作成できます。
さらに、同じテンプレートを複数の取引先に使っている場合は、そのテンプレートを一度編集するだけで、すべての取引先に反映されるため、見積書の更新も効率的に行えます。
見積書テンプレートの作成/編集方法
▶「見積書テンプレート管理」ページより、「利用を開始する」ボタンをクリックしてください。
見積書テンプレートには、利用を開始した時点で作成される「[デフォルト]基本テンプレート」と、自身で作成する「通常テンプレート」の2種類があり、それぞれ編集できる項目が異なります。
▶「[デフォルト]基本テンプレート」を編集する。
[デフォルト]のラベルがついているテンプレートの三点リーダーをクリックし「編集」を選択します。
デフォルトのテンプレートでは下記の項目が編集できます。
| テンプレート名 | テンプレート管理用の名称です。初期値は「基本テンプレート」となっています。バイヤーには表示されません。 |
| 各商品のサイズ・バリエーション毎の商品名 | サイズ・バリエーション毎の商品名を変更できます。ここで変更した商品名は、この見積書テンプレートのみに適用されます。 |
| 商品の表示/非表示 | 各商品をバイヤーの注文時に表示するか、非表示にするかを選択できます。 |
| 最低発注金額 | バイヤー注文時の最低発注金額を設定できます。 |
| 備考 | バイヤー注文時に表示される備考欄を自由に記述できます。 |
なお、デフォルトのテンプレートについては、商品の「掛け率」「卸価格」が「価格管理」ページで設定した数値と常に同期されるため、編集することはできません。
▶「通常テンプレート」を作成/編集する。
見積書テンプレート一覧ページより、「新規作成」ボタンをクリックしてください。
通常テンプレートでは下記の項目が設定できます。
| テンプレート名 | テンプレート管理用の名称です。バイヤーには表示されません。 |
| 商品の掛け率 |
商品の掛け率(%)を小数点第一位まで設定できます。商品の参考小売価格と設定した掛け率を元に、卸価格が自動計算されます。 また、画面右上の入力フォームから掛け率の一括反映も行えます。 |
| 各商品のサイズ・バリエーション毎の商品名 | サイズ・バリエーション毎の商品名を変更できます。ここで変更した商品名は、この見積書テンプレートのみに適用されます。 |
| 商品の表示/非表示 | 各商品をバイヤーの注文時に表示するか、非表示にするかを選択できます。 |
| 最低発注金額 | バイヤー注文時の最低発注金額を設定できます。 |
| 備考 | バイヤー注文時に表示される備考欄を自由に記述できます。 |
項目の設定が終わったら、画面下部の「保存する」をクリックすることで見積書テンプレートが作成されます。
▶見積書テンプレートの適用/解除方法
取引先のバイヤーに対し見積書テンプレートを選択する。
「取引先管理ページ」にて、取引中のバイヤー毎にプルダウンが表示されています。(初期状態では「テンプレート未設定」となっています)
プルダウンをクリックすると作成済みの見積書テンプレートの一覧が表示されるため、その中から適用したいテンプレートを選択します。
見積書テンプレートを適用した場合、各バイヤーとの見積書の内容が変更され、ステータスに応じて以下の処理が実行されます。
- 見積書が「公開中」の状態でテンプレートを適用した場合、公開中の見積書が選択したテンプレートの内容で上書きされます。
- 見積書が「下書き」の状態でテンプレートを適用した場合、下書きの見積書が選択したテンプレートの内容で上書きされて見積書が「公開中」ステータスになります。
- 見積書が「未作成」の状態でテンプレートを適用した場合、選択したテンプレートの内容で見積書が作成され「公開中」ステータスになります。
見積書テンプレートを解除する。
適用した見積書テンプレートを解除すると、見積書が下書き状態となり、バイヤーとの取引ステータスが「取引準備中」となります。
テンプレートの解除は、下記いずれかの方法で行えます。
- プルダウンで「テンプレート未設定」を選択する。
- 見積書詳細画面から見積書を「下書き」状態にする。
▶バイヤー招待時の見積書テンプレートの適用
バイヤーを招待する際に見積書テンプレートを事前に指定しておくと、バイヤーの会員登録後、選択したテンプレートが自動で適用され、すぐに取引を開始することができます。
ぜひ、便利な見積書プレート機能をご利用ください！